Résultat principal de cette mission
Suivi des échéances documentaires clients (passeports, cartes de séjour, permis) par vérification manuelle périodique.
Alertes automatiques à 90, 60 et 30 jours. Zéro échéance manquée depuis le déploiement.
Le défi
Ce cabinet d'administration de sociétés à Monaco gère les dossiers de plus de 400 entités juridiques. Pour chaque société, les documents d'identité des administrateurs, actionnaires et bénéficiaires effectifs doivent être maintenus à jour : passeports, cartes de séjour monégasques, permis de conduire et justificatifs de domicile. Le non-renouvellement d'un seul document peut entraîner un blocage administratif, voire une observation lors d'un contrôle de la CCAF.
Jusqu'alors, une assistante vérifiait manuellement un tableur Excel contenant plus de 1 200 dates d'expiration. Cette vérification, effectuée une fois par mois, laissait des angles morts : certains documents expiraient entre deux contrôles. Le cabinet avait besoin d'un système d'alertes proactif, fiable et intégré à leur outil de gestion existant, sans bouleverser les habitudes de l'équipe.
Notre approche
Migration et structuration
Import des 1 200 entrées Excel dans une base Supabase structurée, avec validation des dates, identification des doublons et normalisation des formats de pièces d'identité.
Moteur d'alertes automatisé
Workflow n8n déclenchant des alertes email à J-90, J-60 et J-30 avant expiration, avec relances automatiques et escalade vers le responsable si aucune action n'est prise.
Tableau de bord temps réel
Interface web affichant le statut de chaque document avec code couleur, filtres par société et export pour les audits de conformité CCAF.
Résultats détaillés
Depuis le déploiement
Documents suivis
Vérifications manuelles
Délai de mise en production
Technologies déployées
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