Gestion documentaire bancaire
Résultat principal de cette mission
Cinq jours ouvrés par mois consacrés au téléchargement, à l'impression et au classement de 150 relevés bancaires PDF.
Collecte et classement automatisés, contrôle humain ramené à deux heures. Quatre jours de capacité restitués chaque mois.
Le défi
Cette société de gestion basée à Monaco administre plus de 80 portefeuilles pour une clientèle internationale exigeante. Chaque mois, l'équipe back-office devait télécharger manuellement les relevés bancaires depuis les portails de sept établissements dépositaires différents, les renommer selon une nomenclature interne, puis les classer dans l'arborescence documentaire réglementaire. Ce processus mobilisait une collaboratrice à temps plein pendant cinq jours ouvrés chaque début de mois.
Au-delà du temps consommé, les erreurs de classement étaient fréquentes : un relevé mal nommé ou rangé dans le mauvais dossier pouvait retarder un audit de la Commission de Contrôle des Activités Financières (CCAF). La direction souhaitait réaffecter cette ressource à des tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment le suivi de la relation client et la préparation des comités d'investissement trimestriels.
Notre approche
Audit des flux documentaires
Cartographie de chaque portail bancaire, identification des formats PDF, analyse de la nomenclature de classement et des règles métier spécifiques à chaque dépositaire.
Automatisation de la collecte
Développement de workflows n8n connectés aux portails bancaires pour télécharger automatiquement les relevés, les renommer selon la convention interne et les classer dans le bon répertoire.
Contrôle et alertes
Mise en place d'un tableau de bord de suivi avec alertes en cas de relevé manquant, validation humaine simplifiée et journal d'audit pour la conformité CCAF.
Résultats détaillés
Temps de traitement
Traités automatiquement / mois
De classement depuis le lancement
Récupérés chaque mois
Technologies déployées
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